أفضل نصائح لتنظيم وإدارة الوقت وتحقيق الهدف

تنظيم وإدارة الوقت هو مايبحث عنه الكثير من الأشخاص فهناك من يسعى لتحسين استغلال للوقت، إلا أنهم يشعرون بالعجز في بعض الأحيان، أو يهيئ لهم أن هذاشيء من الخيال. لذلك، يتراجع البعض ولكن إذا أدرك الفرد أن كل دقيقة تمر فهي من عمره، فلن يستطيع أن يضيعها في
الكسل أو الإهمال، فلا يماطل في الأعمال.

ومن هنا نقول، أنه عندما يتعلم الفرد مهارات إدارة الوقت سيجد نفسه أصبح متحرراً من الإجهاد، والضغوط مما يؤدي إلى
توفير وقت للاسترخاء والراحة، ومن ثم يصبح أكثر إنتاجية في مجال عمله. لذلك، سنتعرف في هذه المقالة على أهم النصائح
التي تساعدك على تنظيم وقتك، وإدارته بشكل صحيح.

هي عبارة عن إعمال واستخدام الوقت في أنشطة معينة ترجع بالفائدة على الشخص سواء فائدة اجتماعية
أم نفسية أم إنتاجية وعملية أو حتى دراسية، تنظيم وإدارة الوقت إنما هي تنظيم وسيطرة على أوقات العمل لجعلها ترجع بأقصى
قوة إنتاجية أو أقصى قوة دراسية أو مهنية، وتنظيم والسيطرة على أوقات الفراغ، فإن مفهوم إدارة الوقت كان يقصر فقط على
إدارته مهنيا وعمليا فقط ثم سرعان ما أصبح ينطبق على إدارة الأوقات الشخصية وأوقات الفراغ.

وهذه العملية إنما تعتمد على عدة أساليب وأدوات رسمها وخطط لها مختصون في كل مجال بعينه له أدواته ونظامه في تخطيط وإدارة الوقت، وأصبح لابد منه في عمليات ونشاطات التطوير لأنه يحدد نطاق ووقت الإنتاجية وكفاءتها بأسرع الطرق.

اقرأ ايضا: كيفية استغلال وقت الفراغ؟

تنظيم وإدارة الوقت كما ذكرنا إنما يعمل على تسريع عجلة الإنتاج وتعديل السلوك أثناء أداء عمل ما، وكل
هذا لسرعة الإنتاجية وتحقيق الأهداف المرجوة في أسرع وقت ممكن، ومن الممكن حصر الفوائد الناتجة عن أهمية تنظيم وإدارة الوقت في نقاط محددة وهي:

• سرعة الإنتاجية وكفاءتها.
• وحدة الصف لتطوير المشروع ولتسريع عجلة الإنتاج من أجل الوصول إلى الهدف المشترك.
• التقليل من الأوقات الضائعة والمهدورة.
• زيادة معدلات وأوقات الراحة وأوقات الفراغ.
• تقليل القلق من الانتهاء من المشروع والتوتر بسبب انتهاء الفترة المحددة للعمل.
• تنظيم الأمور الشخصية والحياة الشخصية مع الحياة المهنية والحصول على وقت كافي للحياتين معا.

هناك العديد من النصائح والطرق المتبعة في تنظيم وإدارة الوقت أبرزها وأهمها:

• الاستيقاظ من النوم مبكرا.
• وضع خطة وجدول لمهام اليوم بتحديد اسم المهمة والأفضل في الجدول كتابته لزيادة الالتزام بتنفيذه وأخذ الأمر على محمل الجد.
• محاولة تنفيذ الجدول كاملا بغير نقصان.
• التقليل من أي مشتتات بعيدا عن خطة اليوم مثل الهاتف ووسائل التواصل وغيرها من المشتتات.
• ترتيب المهام حسب الأولوية.
• وضع المواعيد المهمة أو مواعيد الاجتماعات أولا أو في خانة التنفيذ السريع مثلا.
• في النهاية وضع مكافأة بمجرد الانتهاء الكامل من الجدول اليومي بشيء محبب للشخص نفسه، ووضع طريقة عقاب بحرمان الشخص لنفسه من ترفيه معين كان يحب القيام به

وغيرها من الطرق والأفكار الكثيرة القابلة للتطور والتغير حسب كل شخص وطريقة تفكيره وطريقة إدارته لوقته.

يعتمد نجاح الإنسان في تنظيم وقته على السير وفق أهداف مرسومة مسبقاً ؛ بحيث تمكنه هذه الخطط المرسومة من
الوصول إلي أهدافه، فلا يلتفت إلى أي ملهيات في الطريق، كما أن وجود خطة منظمة للإنسان تحفز العقل وتجعله يسير نحو
الهدف بشكل تلقائي. لذلك، إذا كنت ترغب في إدارة وقتك، فعليك أن تضع خطة واضحة، ودقيقة بالإضافة إلى تحديد زمن
يناسب بلوغ هذا الهدف، وبشرط أن يكون الهدف واقعياً قابلاً للتحقيق، وبذلك تتمكن من تنظيم وقتك بسهولة ويسر. أما إذ لم
تتمكن من وضع خطط حياتية تناسبك بالتأكيد ستصبح مهمة تنظيم الوقت صعبة.

• يعتبر الاستيقاظ المبكر من أهم الأشياء التي تساعد على تنظيم وإدارة الوقت، فهو السبيل الأول لتحقيق كل ما يتمنى الفرد تحقيقه في يومه.
• حيث يبعث الاستيقاظ المبكر شعوراً في الفرد أنه قادر على إنجاز الكثير من المهام في هذا اليومية اليوم.
• وقد أثبتت العديد من الإحصائيات أن الاستيقاظ المبكر يساعد الشخص على التخلص من الشعور بالتوتر والضغط نتيجة التأخر عن العمل،
• كما أنه يزيد من قدرة الشخص على التركيز في العمل، مما يجعله يقوم بإنجاز المهمة بشكل أسرع وأفضل.
• وذلك نتيجة نشاط الحماس والتركيز لدى الفرد بشكل أكبر في الفترة الصباحية بحسب ما أوضحت الإحصائيات.

إذا أردت تنظيم وقتك، فإن أول ما يجب عليك فعله هو أن تحرص على تدوين المهام اليومية التي ينبغي عليك القيام بها

• لأن عدم كتابتها قد يؤدي إلى نسيان بعضها في زحمة المشاغل والمسؤوليات المتراكمة عليك.
• كما أن تدوين المهمة يجعلك تندفع للقيام بتنفيذها. لذلك، ننصحك بتقسيم المهام اليومية بحسب الأولوية،
• ثم قم بوضع علامة مميزة أمام الأعمال الأكثر أهمية، والأعمال الهامة.
• ثم قم بشطب على المهمة التي انتهيت من أدائها، واجعل ذهنك يركز على بقية المهام ؛ حتى لا تنسى شيء منها.

من أهم العوامل التي تساعد على تنظيم وإدارة الوقت بشكل صحيح هو أن تقوم بتحديد مدة زمنية تناسب كل مهمة يومية لديك، فلا تقول سأبدأ هذه المهمة وأظل فيها إلى أن أنتهي منها.

• لأن تحديد الوقت يكون بمثابة تحفيز لإنجاز المهمة قبل انقضاء الوقت المحدد لها.
• كما أن تركيزك سيصبح عالي، وستصبح أكثر فاعلية بها حتى لو انتهى بك الأمر لإضافة المزيد من الوقت عند تدوين المهام اليومية فيما بعد ؛ حتى يكفيها وتتمكن من إنجازها.

كذلك من أهم العوامل التي تساعدك على إدارة وقتك هو أن تعزل نفسك عن كل الأشياء التي تستنفذ الوقت
أثناء إنجاز المهمة، وذلك من خلال مايلي:

• تجنب هاتفك ؛ لأنه عندما تأتي مكالمة أثناء العمل حتى ولو كانت لمدة دقيقة ستُشتت انتباهك.
• كذلك قم تعطيل جرس الإشعارات في الكمبيوتر الخاص بك، حتى تتمكن من إنجاز المهام الملقاة على عاتقك.
• لذلك ننصحك أن تتجنب أي شيء يعمل على تشتت الانتباه فإذا تجنبتها تماماً سيساعدك ذلك على تنظيم وقتك والاستفادة منه بكثير.
• أما إذا لم تتجنبها فسيصبح سهلاً جداً أن تفقد تركيزك، وتخرج عن أداء المهمة المطلوبة منك ولن تتمكن من إنجازها.

هناك الكثير من الأشخاص التي تقوم بوضع خطط، وتقوم بتحديد الأهداف، وتكتب المهام اليومية الخاصة بها في قوائم المهام
إلا أنها لا تبدأ في تنفيذ هذه الخطط وقت العمل ؛ وذلك يرجع للعديد من الأسباب المختلفة باختلاف الأشخاص.

• فهناك من يقول لا بأٍس بمشاهدة مقطع من اليوتيوب أو قراءة بعض التدوينات.
• وهناك من يقول لا بأس بتصفح الفيسبوك لمدة خمس دقائق والخمس دقائق يأتي بعدها خمس دقائق وهكذا إلى أن يُستنفذ اليوم كله دون الاستفادة منه.
• لذلك ينبغي على كل شخص أن يحدد الأسباب التي تعيقه عن أداء مهامه وبذلك ستتوقف عن التسويف والمماطلة عندما تواجه الأسباب والأفعال التي تؤدي بك إلى التأجيل والمماطلة.

عليك أن تدرك أنك بحاجة إلى الاستراحة رغم تعدد المهام لديك، فليس من الضروري بدأ المهمة وإنجازها دون توقف؛ لأن ذلك
يؤدي إلي إصابة جسدك، وعقلك بالضرر؛ نتيجة العمل لفترة طويلة فتصبح شخص منهك لا تنتج المهام بجودة عالية مثل إنجاز
أول مهمة.

• لذلك فإنك بحاجة إلى تخصيص فترات زمنية للاستراحة أثناء قيامك بأي مهام يومية.
• لأن توفير لنفسك فرصة للاستراحة يمنح لعقلك إمكانية تنفيذ ما هو مطلوب منك بجودة عالية.
• لأنك قمت بتجديد الحماس، كما أن هذا يعود على صحة جسدك وعقلك بالنفع؛ حيث تصبح أكثر إنتاجية.

كذلك من الأشياء التي ينبغي عليك أن تدرك أهميتها هو تخصيص فترة كافية للنوم لا تقل عن 7 أو 8 ساعات يومياً؛
حتى تتمكن من توفير الراحة لجسدك وعقلك، فلا تظن أن توفيرك لساعتين أو ثلاث ساعات من مدة النوم للعمل
يجعلك تقوم بتنفيذ مهام أكثر، فهذا من الخطأ ؛ لأنه كلما وفرت الراحة والاسترخاء لعقلك، كلما كنت أكثر فاعلية،
ونشاطاً فضلاً عن أنك تصبح متمتعاً بصحة أكبر. هذا، وقد أثبتت الأبحاث أن الأشخاص الذين ينامون لمدة تقل عن 7 ساعات
هم أكثر الأشخاص المعرضين للسلوك المنحرف في العمل.

عليك أن تعلم أن الخجل من قول كلمة ” لا ” يجعلك معرض للضغوط وبالتالي ستصبح شخصاً لا يتميز عمله بالكفاءة،
فضلاً عن أنك ستصبح سريع الغضب والانفعال، كما أن ذلك يعد تضيع لوقتك وحياتك في سبيل إرضاء الآخرين.
لذلك، ننصحك أن تقول ” لا ” عندما يتحتم الأمر ؛ حتى تكون المتحكم الأول في حياتك.
بالإضافة إلى أن ذلك يوفر لك المزيد من الوقت، والطاقة.
فإذا كان هناك شخص يستغلك ويستنفذ وقتك بشكل يؤذيك عليك أن تقول لا ؛ حتى تتجنب إهدار وخسارة وقتك.

من أكثر الأشياء التي تشجعك على إدارة وقتك، واغتنامه بشكل صحيح، هو أن تكافئ نفسك على مجهودك فور الالتزام
بالخطط اليومية، والقيام بأدائها بشكل صحيح لا يعتريه أي مماطلة ؛ لأن مكافأة النفس سبيل للتخلص من الإرهاق، والإجهاد
مما يؤدي إلى الشعور بالمتعة والبهجة، ومن ثم يصبح لديك حافز كبير لاستكمال القيام بأداء كافة المهام اليومية يومياً. ومن
هنا ننصحك بمكافأة نفسك ؛ حتى تتمكن من أداء كافة المهام الخاصة بك ؛ للتخلص من الإرهاق، وتشجيع ذاتك على مواصلة الجهد.

في نهاية المقال، نذكر أننا قدمنا لك أهم النصائح، والإرشادات التي تساعدك على تنظيم وقتك، واغتنامه بشكل صحيح؛ لمساعدتك في إنجاز مهامك، والقضاء على أي مماطلة تواجهك.

اقرأ ايضا: أفضل 10 وظائف بعد التقاعد المبكر لشغل الوقت