كيفية إعداد خطة عمل إدارية بشكل إحترافي | كيفية وضع خطة عمل

في عالم المال والأعمال تستند الشركات والهيئات على خطة عمل للوصول إلى أهدافها المرجوة قد يكون خلال شهر أو سنة أو أكثر من سنة، وهي من الخطوات اللازمة قبل تأسيس أي استثمار أو بيزنس، ولفهم طريقة إنشاء خطة العمل الصحيحة هناك بعض المقاييس التي يجب وضعها في الاعتبار للتأكد من صحة خطواتك.

في هذه المقالة سنرشدك طريقة إنشاء خطة عمل فعالة وأهدافها وفوائدها مشروعك أو شركتك. فقط تابع معي المقالة التالية.

اقرأ أيضاً ماهي إدارة المشاريع pmp وطرق تعلم إدارة المشاريع | اختبار pmp

خطة العمل هي أداة تخطيط تستخدم لإدارة ومراقبة المهام أو المشروعات. على هذا النحو، فهي بمنزلة خارطة طريق تحدد الطريقة التي سيتم بها تنظيم مجموعة المهام اللازمة لتحقيق الأهداف والغايات وتوجيهها وتنفيذها.

الغرض من خطة العمل، القائمة على إطار تخطيط صحيح، هو تحسين إدارة المشروع، وتوفير الوقت والجهد، وتحسين الأداء، من أجل تحقيق الأهداف المحددة.

تنجز العديد من الأعمال يوميا لتحقيق هدف معين، ففي إدارة الأعمال كل شخص يفعل ذلك بطريقته الخاصة، بعضها جيد والبعض الآخر أسوأ.

ونستعرض إليك الآن أبرز عناصر خطة عمل إدارية:

1- الرؤية الواضحة

كل شيء يبدأ برؤية الشركة. إذا كنت لا تعرف إلى أين أنت ذاهب، فكيف يمكنك قيادة مجموعة الأشخاص تحت مسؤوليتك؟ كما قيل أعلاه في التعريف: “تحقيق هدف مشترك”، هذا الهدف المشترك هو رؤية الشركة.

2- الهيكل الصحيح

لكي تعمل الأشياء وتنمو الشركة وتكون مربحة، من الضروري أن يكون لديك هيكل جيد في الشركة. 

الهيكل الصحيح يكون عن طريق تحدد المسؤوليات لكل فرد، بهذه الطريقة سوف تخلق الوضوح وتساعد الجميع على أن يكونوا واضحين بشأن مسؤولياتهم.

3- العامل هو أساس النجاح

في إدارة الأعمال الجيدة، يعتبر العامل أو الموظف عاملاً أساسيًا. كتب جيم كولينز في كتابه الشهير Good to Great: Right People. المواقف المناسبة.

يكون ذلك عن طريق تعيين الشخص الذي لديه المهارات للقيام بعمله بشكل جيد، يوجب أن تكون مؤمنا بأن تعيين الأشخاص المناسبين هو سبيل النجاح.

4- قوة البيانات 

كلما كبرت الشركة، زادت أهمية البيانات. البيانات لا تكذب وستخبرك إذا كان كل شيء يسير على ما يرام.

يعتقد الناس أن البيانات ليست مهمة للشركات الصغيرة، ولكن مع وجود شركة أكبر، من المستحيل أن تظل متحكمًا دون وجود بيانات.

5-  المشكلات

جزء من إدارة الأعمال الجيدة هو وجود منهجية تسمح للجميع بالوصول إلى قائمة يمكنهم عن طريق نشر مشكلاتهم.

 يتطلب هذا شيئين: الأول هو الحصول على هذه القائمة (القوائم) حيث يمكن للأشخاص وضعها والثاني السماح لهم بوضعها. 

إن معرفة جميع مشكلات الشركة يمثل الأمل في القدرة على حلها، فإذا كنت لا تنوى التعرف على مشكلات الموظفين فإنك تدمر بداخلهم الإحساس بالمسئولية.

6- التنظيم: نموذج عملك

عندما كنت بمفردك في الشركة، كانت العادات الجيدة هي كل ما تحتاجه. لكن عندما تكبر، تحتاج لاستبدال العادات الناجحة بأنظمة ناجحة. 

يجب عليك تنظيم الشركة لاستمرار ما ينجح وبالتالي تكون قادرًا على توصيل منتجك أو خدمتك إلى العميل بالطريقة المرغوبة (الجودة والسعر والسرعة) وبشكل ثابت.

يمكن أن يكون الهيكل العام لخطة العمل كما يلي:

1- الملخص التنفيذي

يقدم انطباعًا عامًا عن المشروع، ويحتوي على البيانات الرئيسية ويسلط الضوء عليها، ويجب أن يزود القارئ بجميع العناصر ذات الصلة، بحد أقصى 3 صفحات.

2- وصف المنتج أو الخدمة

 يجب أن تبدأ خطة العمل بتحديد الحاجة إلى تغطيتها واقتراح الحل الذي هو ليس أكثر مما هو مخطط لتطويره.

3- فريق الإدارة

يؤمن المستثمرون أكثر بالأشخاص ذوي الخبرة أو الذين يعرفون العمل جيدًا، وهم مهتمون أيضًا بالتزام كل عضو يعمل في تطوير المشروع.

4- تحليل السوق 

يجب تحديد السوق وحجمه وتقسيمه ووضعه في بعد جغرافي وتحليل المنافسة والداخلين الجدد المحتملين، ليس فقط المنافسين المباشرين ولكن البدائل والتكميلية.

5- خطة التسويق 

 حدد الاستراتيجيات على العناصر الأربعة، وتسعى دائمًا لتلبية احتياجات العملاء، بل ومن الأفضل أن تكون فوقهم.

6- نظام الأعمال 

يصف الخطوات والعملية اللازمة لتصنيع المنتج أو تقديم الخدمة وتفاعلاته وعناصره. ويشمل تخطيط الموظفين وعناصر الإدارة والتطوير والثقافة التنظيمية.

7- الجدول الزمني 

 يوضح التخطيط الواقعي للمشروع، ويحدد المسار الحرج والمعالم الرئيسية للمشروع.

8- تحليل SWOT 

تحديد نقاط الضعف والفرص ونقاط القوة والتهديدات وكيفية تعزيز الجوانب الإيجابية وكيفية تطوير استراتيجيات لمواجهة الجوانب السلبية.

9- التمويل 

 هو نقطة أساسية، يجب أن يكون تحليلاً مفصلاً للوضع المالي للشركة، ويتضمن احتياجات التمويل، والنتائج المتوقعة، ومصادر التمويل المحتملة، والبيانات المالية والنسب المستخدمة عمومًا. 

يمكن أن يتضمن تقييمًا أوليًا للأعمال من خلال التدفقات النقدية المخصومة. إذا كان المطلوب هو رأس المال الاستثماري، فينبغي اقتراح بدائل “الخروج” للمستثمرين.

يمكن أن يكون تطوير خطة عمل ناجحة هو الفرق بين شركة بارزة وأخرى مُقدر لها أن تفشل. لا يتعلق الأمر بتوقع كل ما يمكن أن يحدث عند بَدْء العمل التجاري أو توسيعه، ولكن بواسطة التخطيط، يمكن تحقيق أهداف الشركة بطريقة منظمة.

ونستعرض أبرز الفوائد لوجود خطة عمل لمشروعك:

1- وضوح الأهداف

 الوثيقة التي ستعرض فيها نواياك التجارية هي فرصة “لتخبر نفسك” ما هي شركتك؟ وماذا تفعل؟ ولماذا؟ وبأي طريقة؟ ولمن؟ . عادة ما تكون هذه هي الطريقة الأكثر فعالية لمواصلة أو تنفيذ خطط عمل جديدة.

 اجعل هذه الأهداف قابلة للقياس ومحددة فعلى سبيل المثال، الحصول على عدد معين من المبيعات الشهرية، أو الحفاظ على هامش ربح معين، أو إدارة ثلاث منتجات جديدة في الأقل في السنة، على سبيل المثال لا الحصر.

2- رسالة تعطي منتجاتك

عندما يكون لديك شركة، من الضروري أن تقدمها للعالم بأفضل خصائصها. بهذه الطريقة، فإن خطة العمل هي المكان الذي يمكنك عن طريقه تحديد طريقة لإخبار العالم من أنت ومهمتك، ورؤيتك، وأهدافك، وقيمك.

غالبًا ما تكون خطط الأعمال متغيرة لدرجة أنه يمكن تقديمها في شكل مجلد أو مستند نصي أو فيديو أو عرض تقديمي رسومي. وكلها طرق صالحة لإظهار وجهك للعالم عندما تبحث عن مستثمرين أو مناصب إدارية جديدة.

3- عملك سيكون أكثر منطقية

إن رفع الإستراتيجية يعطي شركتك معنى في العوامل التي لم تكن على دراية بها سابقًا، فبعد الترويج لخطة عملك يمكنك تحديد مجالات نمو شركتك.

4- ستكون دائمًا على علم بآخر المستجدات

الأعمال التي تعمل بموجب وضع الخطط هي طريقة مثالية لتحديد الأماكن والأحداث التي ستقام في مدّة  زمنية محددة.

لذلك، يوصى بتنفيذ “جداول” الأنشطة هذه في جميع مجالات الشركة حتى يمتثلوا لقائمة مهامهم.

وبالتالي، سيسمح لك استخدام التقويم أيضًا بتفويض المهام عندما يتعلق الأمر بالتماس الاهتمام بمناطق شركتك التي لا تحقق أهدافها. بفضل هذه التواريخ، ستعرف من قام بعمله ومن لم يفعل، وستكون قادرًا على مساعدة من هم في أمس الحاجة إليه.

5- التحكم في مدخراتك

لكي تبدأ كل شركة في النمو ، فهي بحاجة إلى سيولة مالية، والتي تضع فى الحسبان إيرادات الشركة ومصروفاتها على مدار العام والطرق التي سيتم بها الاستثمار وتخصيص الموارد لكل قسم وهكذا.

عند إعداد خطة عمل تنفيذية لشركة ما، يجب أن تضع في اعتبارك أنه يجب أن يكون موجزًا ​​قدر الإمكان، ومن الناحية النظرية، يجب ألا تتجاوز 2 إلى 4 صفحات، وإلا فلن يكون تقريرًا.

هناك نماذج وأمثلة مختلفة للتقارير التنفيذية، ونستعرض إليك أبرز النقاط المشتركة الهامة عند إنشاء خطة عمل تنفيذية. هذه النِّقَاط هي: 

1- معلومات عامة عن المشروع

هذا القسم هو الأكثر عمومية في التقرير التنفيذي وسيتضمن معلومات حول المشروع المعني، مثل:

• اسم المشروع أو الشركة.
• موقع المشروع.
• قطاع النشاط.
• عدد الموظفين.
• وصف المشروع.
• مدير المشروع.
• البريد الإلكتروني.
• التواجد عبر الإنترنت.

2- وصف المشروع

هذه النقطة أساسية، ويجب عليك تجميع وصف مشروعك في ثلاثة أو أربعة أسطر، مع إبراز القيمة المضافة ودرجة التمايز الذي يحققها مقارنة بالمنافسين الآخرين في السوق.

لهذا، سيكون من الضروري أن تكون واضحًا بشأن مهمة ورؤية وقيم شركتك.

على سبيل المثال، يمكنك تسمية جوانب مثل:

• درجة التخصص في القطاع
• نوع نموذج العمل: إذا كان B2B أو B2C أو C2C أو P2P.
• درجة قابلية تطوير الأعمال.

يعتقد أنه في مناسبات عديدة، ستركز خطة عمل أو خطة عمل على جذب المستثمرين للمشروع، لذلك يحاول جعلها جذابة ومختصرة.

3- نموذج العمل والقيمة المرجوة

إذا كان وصف المشروع مهمًا، فإن نموذج العمل يكون أكثر أهمية إذا كان ذلك ممكنًا (أو على الأقل في نظر المستثمرين أو الشركاء)، حيث سيتعين عليك وصف كيفية تحقيق الدخل من المشروع، أي كيف ستحصل على المال؟ 

لعمل ذلك، يجب عليك تسمية مصادر الدخل المختلفة للمشروع، مثل:

• عضوية.
• دعاية.
• البيع عبر الإنترنت.
• بيع في متجر فعلي.

في الوقت نفسه، سيكون من المثير للاهتمام أيضًا أن تكون قادرًا على تحطيم الهامش الذي يتوافق مع كل من قنوات الدخل، لأنه كلما زادت المعلومات الواضحة لدى المستثمرين، زاد رغبتهم في تمويل خطة عملك.

في بعض الأحيان يتم الإشارة أيضًا إلى استراتيجية الترويج للمشروع.

4- السوق المستهدف والإمكانات

يجب عليك أيضًا تسمية السوق المحتمل الذي تريد استهدافه ومن هو جمهورك المستهدف أو شخصية المشتري.

من الناحية المثالية، يمكنك تحديد حجم جمهورك المستهدف بحيث يمكن للمستثمرين أو الشركاء المحتملين معرفة عدد الأشخاص الذين يمكنك الوصول إليهم.

 5- الوضع الحالي للمشروع

من المعتاد أنه عند تطوير خطة عمل، تكون قد بدأت بالفعل في المشروع، وهذا هو السبب في أن هذا هو المكان الذي يجب أن تحدد فيه الموقف الذي يمر به المشروع حاليًا والأهداف التي حققتها بالفعل.

6- الفريق الذي هو جزء من المشروع

أخيرًا، لإنهاء الملخص التنفيذي لخطة العمل، يجب عليك تسمية جميع الأعضاء الذين سيكونون جزءًا من المشروع، بالإضافة إلى الوظيفة التي سيؤدونها ووصفًا موجزًا ​​لخبراتهم وتدريبهم.

من مظهرها ، يبدو أن وضع خطة عمل شخصية لشركتك أمر سهل للغاية. ولكن هناك عدة خطوات مهمة يجب أن تتخذها بحذر لتحقيق أقصى استفادة منها.

 إليك خطوات عملية حول كيفية كتابة خطة عمل:

1- حدد هدفك النهائي

إذا لم تكن واضحًا بشأن ما تريد القيام به وما تريد تحقيقه، فأنت تجهز نفسك للفشل. هل تخطط لمبادرة جديدة؟ ابدأ بتحديد مكانك وأين تريد أن تكون، بعدها قم بتحليل الموقف واستكشاف الحلول الممكنة قبل تحديد أولوياتها.

ثم اكتب هدفك. وقبل الانتقال إلى الخطوة التالية ، قم بتشغيل هدفك عن طريق معايير SMART. أو بعبارة أخرى، تأكد من أن أهدافك: 

• قابلة للقياس: تشمل مؤشرات قابلة للقياس لتتبع التقدم.
• قابلة للتحقيق: واقعية وقابلة للتحقيق بالموارد والوقت والمال والخبرة.
• ذات صلة: تتماشى مع أهدافك الأخرى.

2- قائمة بالخطوات التي يجب اتباعها

لعمل ذلك أنشئ نموذجًا تقريبيًا لسرد جميع المهام وتواريخ الاستحقاق والأشخاص المسؤولين.

من المهم أن تتأكد من مشاركة الفريق جميعه في هذه العملية ولديه حق الوصول إلى المستند، فبهذه الطريقة، سيعرف الجميع أدوارهم ومسؤولياتهم في المشروع.

تأكد من أن كل مهمة محددة بوضوح وقابلة للتحقيق. إذا واجهت مهامًا أكبر وأكثر تعقيدًا، فقسِّمها إلى مهام أصغر يسهل تنفيذها وإدارتها.

3- تحديد أولويات المهام وإضافة مواعيد نهائية

حان الوقت لإعادة ترتيب القائمة بواسطة تحديد أولويات المهام، وقد تحتاج إلى إعطاء الأولوية لبعض الخطوات لأنها يمكن أن تمنع خطوات فرعية أخرى.

أضف مواعيد نهائية وتأكد من أنها واقعية، كذلك، تحقق مع الشخص المسئول عن تنفيذها لمعرفة قدراتهم قبل اتخاذ قرار بشأن المواعيد النهائية.

4- تحديد الموارد اللازمة

قبل البَدْء في مشروعك، من الضروري التأكد من أن لديك جميع الموارد اللازمة لإكمال المهام. وإذا لم تكن متوفرة حاليًا، فيجب عليك أولاً وضع خطة للحصول عليها.

يجب أن يشمل هذا أيضًا ميزانيتك. يمكنك تعيين عمود في خطة العمل الخاصة بك لتحديد تكلفة كل مهمة.

5- تصور خطة العمل الخاصة بك

الهدف من هذه الخطوة هو إنشاء شيء يمكن للجميع فهمه في لمحة ويمكن مشاركته مع الجميع.

سواء كانت خطة العمل الخاصة بك في شكل مخطط انسيابي أو مخطط جانت أو جدول، تأكد من توصيل العناصر التي حددناها حتى الآن بوضوح: المهام، وأصحاب المهام، والمواعيد النهائية، والموارد، وما إلى ذلك.

هل يدخل استراتيجيات التسويق ضمن خطة العمل؟

نعم، تعد استراتيجيات التسويق واحدة من أهم عناصر خطة العمل والتي عن طريقها ستتمكن من وصول خدماتك لجمهورك المستهدف.

كيف تحدد أسعار منتجاتك داخل السوق؟

يمكنك تحديد أسعارك عن طريق عدة معايير منها: التسعير على أساس التكلفة الزائدة، التسعير بناءاً على الطلب.

كيف تزيد من كفاءة الفريق داخل العمل؟

بالتحفيز والمثابرة والثقة وإعطاء الصلاحيات المتنوعة ستتمكن من زيادة كفاءة فريقك داخل العمل وبالتالي الوصول إلى هدفك المرجو.

في نهاية المقال، نذكر أننا قدمنا لك أهمية وضع خطة عمل بالإضافة إلى خطوات عمل الخطة التنفيذية